En grande partie, l’externalisation du secrétariat est mise en place pour améliorer l’activité d’une entreprise en utilisant les compétences disponibles à ses profits. Elle vise également à optimiser la performance globale de celle-ci et peut-être à créer de nouveaux services selon le cas.
Des compétences larges et une optimisation de la productivité
Le télésecrétariat donne un accès à des compétences variées. De ce fait, l’entreprise cliente pourra confier à son prestataire les tâches telles que : la permanence téléphonique, la gestion et la saisie informatique, la prise et le report de rendez-vous, le suivi des devis et des factures, les transcriptions et les comptes rendus…
En plus de ces éléments, d’autres compétences plus techniques sont accessibles avec le télésecrétariat. L’on peut citer entre autres, le télémarketing, l’usage d’outils modernes et technologiques, la communication, la mise à jour d’un site internet, la promotion d’événements… Il faut dire que la prise en charge de ces tâches optimise la productivité et la flexibilité de l’entreprise.
Grâce à ces différentes compétences, les prestataires externes arrivent souvent à développer une très bonne image de marque via des prestations de qualité. D’autant plus qu’ils sont souvent au courant des principales problématiques associés aux petites et grandes structures. Ce qui leur permet de s’adapter souvent aux demandes des entreprises clientes.
La flexibilité et la liberté au rendez-vous
La flexibilité reste sans aucun doute l’une des raisons qui poussent les entreprises à recourir au service d’un télésecrétariat. En réalité, si elles recrutent un secrétaire en interne, il travaillera à temps plein sur une plage horaire fixe et sera quand même rémunéré même si les tâches à réaliser sont peu nombreuses.
Par ailleurs, le télésecrétaire peut travailler en fonction des horaires et des besoins indiqués par l’entreprise cliente. Il en est de même pour les tarifs qui se font en fonction du volume de travail et des horaires travaillés.
En tant que dirigeant d’entreprise, surtout pour une TPE, le travail se fait à temps plein. Il est contraint de chercher de nouveaux prospects, de recruter du personnel, de développer de nouveaux partenariats… Cette mission demande du temps et de l’énergie. Or, la plupart des tâches sont lourdes et présentent peu de valeur ajoutée. Le fait de les externaliser est donc la solution pour se libérer de ces travaux chronophages.
Les équipes en interne, de leur côté, pourront contribuer activement à la vie de la société et se concentrer sérieusement sur la création de valeur pour gagner en efficacité.
Maîtrise des dépenses et du budget
Opter pour l’externalisation du secrétariat permet de maîtriser son budget et réduire les dépenses. Généralement, l’offre proposée par les prestataires peut être modulable en fonction du volume de travail à fournir et des besoins en général de l’entreprise cliente. D’ailleurs, cet élément est fixé au préalable. Ce qui donne un aperçu global des dépenses allouées aux prestations. Cela évite grandement les mauvaises surprises comme les frais supplémentaires ou encore les factures qui viendront gonfler la comptabilité.
Mais en plus de cela, il n’y aura plus de formalités de recrutement, les contrats de travail, les déclarations d’embauche, les congés payés ou ceux du personnel malade. La procédure est plus simple. D’autant plus que les offres sont sur mesure puisque les prestations sont facturées spécialement pour les services effectués.
Néanmoins, la mise en place de cette solution d’externalisation ne pourra pas se faire si l’entreprise cliente n’instaure pas une relation de confiance avec son prestataire. Autant choisir un prestataire fiable pour prendre en main cette mission. Cela vous permettra de vous focaliser en toute sérénité à votre activité principale.
